در فروشگاه‌های زنجیره‌ای تامین کالای مورد نیاز به موقع و با تعداد مناسب بسیار مهم و حیاتی است و یکی از دغدغه‌های فعالین این حوزه مدیریت فرآیند سفارش‌گذاری و ارسال صحیح کالاست. شرکت فروشگاه‌های زنجیره‌ای فامیلی به‌منظور برقراری ارتباطی شفاف و مستمر با تامین‌کنندگان و همچنین به حداقل رساندن خطای انسانی و مدیریت زمان، اقدام به راهاندازی پورتال تامین‌کنندگان نموده است.
دکتر محمدرضا مصباحی، معاونت مالی و اقتصادی مقدمه‌ای را درباره اهمیت وجود پورتال تامین‌کنندگان برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای بیان کرد: «شاید بتوان پورتال تامین‌کنندگان را به‌عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارها در فروشگاه‌های زنجیره‌ای نام برد. سیستم‌های زنجیره‌ای با تامین‌کنندگان مختلف کار می‌کنند و به‌جهت کوتاه شدن فاصله بین فروشگاه‌های زنجیره‌ای و تامین‌کننده و همچنین دریافت اطلاعات دقیق و به‌روز استفاده از پورتال لازم و ضروری است.
هم‌راستا با نیاز سازمان به پورتال تامین‌کننده خوشبختانه هیات مدیره شرکت فروشگاه‌های زنجیره‌ای فامیلی نیز بر انجام آن تاکید داشتند. با توجه به ماهیت سیستم پورتال و استفاده هم‌زمان آن توسط تامین‌کننده و زنجیره فروش، نحوه استقرار آن علاوه‌بر رعایت استانداردهای استقرار نرم‌افزارهای دیگر نیاز به فرهنگ‌سازی برون سازمانی نیز دارد.
خدا را شاکریم که در مجموعه فروشگاه‌های زنجیره‌ای فامیلی زیرساخت‌های لازم برای راهاندازی و اجرای پورتال وجود داشته مخصوصا وجود تیم انفورماتیک قوی در این امر بسیار موثر و کارآمد بوده است و با توجه به امکانات موجود در مجموعه، مصوبه هیات مدیره در زمان مناسبی انجام شد. طبیعتا چون بخشی از این سیستم توسط تامین‌کننده اجرا می‌شود فرهنگ‌سازی استفاده از پورتال نیز هم‌زمان با رشد فروشگاه‌های فامیلی گسترش یافته بنابراین مدت زمانی به طول خواهد انجامید.
در کمیته اجرایی که به‌منظور اجرای پورتال تامین‌کنندگان تشکیل شد همکاران واحد بازرگانی، حسابداری خرید، انفورماتیک و تحلیل داده حضور داشتند و مسئولیت هماهنگی این کمیته را من بر عهده داشتم. سعی برآن بود که پله پله و طی برنامه‌ریزی منظم اجرای راهاندازی پورتال تامین‌کنندگان انجام شود به‌صورتی که تنها راه ارتباط با تامین‌کنندگان پورتال بوده و راه دومی وجود نداشته باشد. با سرعت توانستیم روش عملکرد گذشته را به روش جدید که همان استفاده از پورتال است تغییر داده و نهادینه کنیم. به یاری خدا در حال حاضر پورتال تامین‌کنندگان با کم‌ترین اشتباه در حال کار است و تا پایان مهرماه همه اشکالات کوچک موجود نیز رفع خواهد شد و در آبان‌ماه از پورتال کامل و بدون نقص استفاده می‌کنیم.
نکته قابل ذکر این است که وجود و استفاده از پورتال تامین‌کنندگان در کشور بسیار محدود بوده و فقط تعداد معدودی از فروشگاه‌های زنجیره‌ای از آن استفاده می‌کنند لذا می‌توان از آن به‌عنوان سیستم جدیدی در کشور نام برد. امیدوارم با راهاندازی این سیستم بتوانیم فاصله ایجاد شده بین شرکت و تامین‌کننده را به حداقل برسانیم و تامین‌کننده از ابتدای کار سفارش‌گذاری تا انتهای کار که همان تسویه است در جریان کامل عملیات مرتبط قرار گیرد. به نظر من هرچه فاصله بین شرکت و تامین‌کننده کم‌تر شود حس اطمینان محکم‌تری بین طرفین ایجاد خواهد شد.»
در ادامه علیرضا نجفی، سرپرست تحلیل داده روند اجرایی راهاندازی پورتال تامین‌کنندگان را شرح می‌دهد: «در زمینه راهاندازی پورتال تامین‌کنندگان کار سختی پیش روی تیم اجرایی قرار داشت. شروع کار با فروشگاه خوب و تازه افتتاح شده کاشان و با ده تامین‌کننده برتر آغاز شد، بنابراین مشکلات بسیار کم‌تر از حد انتظار بود. پس از فروشگاه کاشان، در فاصله زمانی کوتاهی فروشگاه سمنان نیز اضافه شد. بنابراین می‌توان گفت شروع کار با دو فروشگاه فوق بوده است. لازم به توضیح است که اطلاع‌رسانی به تامین‌کنندگان به‌صورت موازی با عملیات استقرار از همان ابتدای کار انجام پذیرفته است.
در ابتدای کار زیرساخت لازم را برای اینکه بتوانیم عملیات را با تمامی تامین‌کنندگان پیش ببریم، نداشته‌ایم و در تاریخ 12 مهرماه به صورت کامل کلیه تامین‌کنندگان فروشگاه‌های زنجیره‌ای فامیلی وارد چرخه عملیاتی استفاده از پورتال شده‌اند که این کار با پشتیبانی و حمایت واحد فناوری اطلاعات صورت پذیرفت. در این مرحله راهاندازی پورتال تامین‌کنندگان بسیار سخت و دشوار بود زیرا نیازمند ارائه آموزش‌های لازم به جهت استفاده از آن به تعداد زیادی نیروی انسانی در شرکت‌های مختلف بود. عدم ورود به پورتال، تغییر رابط و یا ایمیل تامین‌کنندگان مشکلاتی بود که در ابتدای کار با آن مواجه شدیم و در جهت حل آن اقدامات لازم را انجام دادیم. با کوشش واحد فناوری اطلاعات فایل آموزشی تهیه شده و در اختیار تامین‌کنندگان قرار گرفت تا آموزش ابتدایی را از طریق این فایل دریافت کنند ولی هم‌زمان پشتیبانی ما به‌صورت 24 ساعته انجام شد.
مهفر پارسا، رییس فناوری اطلاعات به شرح مزایای پنهان پورتال تامین‌کنندگان پرداخت: «مواردی که همکاران به آن اشاره کردند را می‌توان در دسته منفعت‌های آشکار پورتال تامین‌کنندگان برای سازمان گنجاند، علاوه‌بر آن از طریق همین پورتال به صورت مستتر می‌توان روندها را کنترل کرده و بهبود بخشید. یکی از مواردی که پورتال تامین‌کنندگان می‌تواند در مدیریت آن بسیار نقش داشته باشد سطح سرویس‌دهی (Service level) و دریافت گزارش‌های صحیح آن است. همچنین دریافت گزارش‌های صحیح از محصولات فعال فروشگاه‌ها از دیگر مزایای استفاده از پورتال تامین‌کنندگان است. علت به‌وجود آمدن انبار منفی فروشگاه‌ها و پیدا کردن راه حل آن نیز با استفاده از پورتال تامین‌کنندگان امکان‌پذیر می‌باشد. پورتال تامین‌کنندگان در سفارش‌گذاری اتوماتیک هم نقش بسیار مهمی را ایفا میکند و از طریق آن معیارهای سنجش واقعی‌تری را می‌توان ملاک عمل قرار داد. بنابراین با استفاده از پورتال، چرخه معیوب در سیستم سفارش‌گذاری شناسایی شده و راه‌حل‌هایی جهت رفع آن نیز پیدا خواهد شد. همچنین می‌توان این نکته را اضافه کرد که بازه زمانی تایید فاکتور تامین‌کننده با استفاده از پورتال بسیار کوتاه شده است؛ تامین‌کننده با پورتال ارتباط برقرار کرده، سفارش و فاکتور خود را مشاهده و بررسی میکند. با به‌کارگیری پورتال علاوه بر حذف نیروی انسانی و به تبع آن حذف خطاها، مغایرت‌ها بسیار سریع شناسایی شده و مرتفع می‌گردد.»
بخش‌های مختلف پورتال را پروین نیک‌بخت، کارشناس فناوری اطلاعات توضیح می‌دهد: «پورتال تامین‌کنندگان دارای بخش‌های مختلفی است که ارتباط مستقیم و بهتری بین تامین‌کننده و شرکت برقرار می‌سازد. از جمله این بخش‌ها می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- سفارشات
- مدیریت پیام‌ها
- مدیریت سطح کاربری
- مدیریت مصوبه تامین‌کننده
- گزارشات
- و…
علیرضا فضایلی، مدیر فناوری اطلاعات جزئیات بیشتری از چگونگی راهاندازی پورتال تامین‌کنندگان ارائه کرد: «در پایان سال 97 از طرف هیات مدیره، پروژه راهاندازی و اجرای پورتال تامین‌کنندگان به واحد فناوری اطلاعات ابلاغ شد. پورتال تامین‌کنندگان در همان سال توسط شرکت کیان نوشته و آماده شد که با کوشش واحد فناوری اطلاعات، اشکالات برطرف و بخش‌های تکمیلی به آن افزوده شد. از ابتدای سال 99، به‌صورت جدی به راهاندازی پورتال پرداخته و به یاری خدا توانستیم در مدت زمان مناسبی پورتال را به بهره‌برداری برسانیم. طبق جلسات و مشورت‌های صورت گرفته قرار بر این شد که پروژه فازبندی شده و به جهت اجرا به بخش‌های کوچکتری تقسیم گردد. در فاز اول بخش سفارش‌گذاری را در پورتال قرار دادیم که این امکان برای تامین‌کننده فراهم شد که سفارش خود را مشاهده کرده و فاکتور را ثبت و تایید نماید. در مجموع پورتال تامین‌کنندگان به‌جهت تعامل بهتر، مستمرتر و شفاف‌تر با تامین‌کنندگان راهاندازی شده است و مزایایی از جمله به حداقل رساندن خطاها و تاخیرات انسانی و… را برای شرکت فامیلی و همچنین تامین‌کننده در پی خواهد داشت»
