چگونه یک برنامه خوب برای انجام کارهای روزانه داشته باشیم؟

زندگی‌ ما انسان‌ها دستخوش تغییرات بسیاری، در طول دو دهه گذشته شده است. از همان صبح، با نگاه به کردن به تقویم در می‌یابیم، که چه کارهایی را باید انجام دهیم و اگر چیزی را از قلم بیاندازیم، روند زندگی‌مان به کلی فرق خواهد کرد. برای سهولت در این امر و فراموش نکردن کارهای روزانه خود، بایستی لیست کارهای روزانه خود را در جایی یادداشت کرده و طبق آن پیش برویم. برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص برنامه ریزی، تا انتهای این مطلب از بلاگ هایپر، با ما همراه باشید.

امروزه وسایل بسیاری در کنار ما وجود دارند که می‌توانیم برای نوشتن از آنها بهره بگیریم. از دفترچه یادداشت‌های کاغذی گرفته تا گوشی‌های همراه، همه می‌توانند ما را در این مسیر راهنمایی کنند. اما برای نوشتن یک لیست از کارهای روزانه که به to-do list معروف هستند، رعایت چندین نکته کلیدی الزامی است. اگر که نوشتن این لیست از چهارچوب خاصی تبعیت نکند، نمی‌توان انتظار داشت که فهرست‌برداری ما نیز کمکی در جهت بهینه‌ استفاده کردن از زمان کند.

تاریخچه نوشتن لیست کارهای روزانه

جالب است بدانید بنجامین فرانکلین، سیاستمدار و نویسنده مشهور امریکایی، از بنیان‌گذاران اصلی نوشتن لیست کارهای روزانه بوده است. او که به شدت برای وقت خود ارزش قائل می‌شده، کارهای روتین خود را طبق اصول و قوانین پیش می‌برده است. برای سهولت در امور خود، یک چشم انداز 13 هفته‌ای در نظر می‌گرفته که طبق آن در روز آخر (91امین روز) به هدف نهایی دست پیدا می‌کرد.

برای مثال، کارهای روزانه او، از جمله حمام کردن، صبحانه خوردن و غیره در زمان مشخص از روز بایستی انجام می‌گرفت. تمام کارهای روزانه او، در جداولی مشخص توسط خودش نوشته می‌شده است. اما با بالارفتن مسئولیت‌های آقای بنجامین فرانکلین، اعمال دقیق و بجای کارها از روی لیست بسیار سخت بنظر می‌رسید، با این وجود با سختگیری بیش از حد به خود، توانست تا آخر عمر 84 ساله خویش به لیست کارهای روزانه خود پایبند باشد.

در طول تاریخ کم نبودند افراد سرشناسی که حتی برای ساعت به ساعتِ خود از نوشتن لیست کارهای روزانه بهره می‌گرفتند. چارلز شوآب، بنیان گذار موسسه‌های مختلف مالی که در فروش اوراق بهادار در ایالات متحده آمریکا حرف اول را می‌زند هم، یکی دیگر از طرفداران نوشتن این گونه لیست‌ها می‌باشد.

تعریف لیست کارهای روزانه به زبان ساده

به زبان ساده; به فهرستی از مجموعه کارهایی که باید در طول یک روز انجام دهید، لیست کارهای روزانه (to-do list) گفته می‌شود. در گذشته، این لیست‌ها بر روی یک تکه کاغذ برای یادآوری نوشته می‌شده است. با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی و همچنین پی‌بردن به اهمیت یادداشت‌برداری از کارهای روزانه، ابزارهای مختلفی برای ایجاد چنین فهرست‌هایی بوجود آمدند. اپلیکیشن‌های موبایلی، استفاده از نوشت‌افزارهای دیجیتال، نامه‌های الکترونیکی و غیره تنها بخش کوچکی از این ابزارها می‌باشند.

مزایای داشتن این لیست معجزه‌آسا

داشتن یک فهرست از کارهای روزانه می‌تواند به روند کاری شما سرعت بخشد، همچنین تاثیر آن در ابعاد مختلف زندگی نیز نمایان می‌گردد، برای مثال به چند مزایای آن در زیر خواهیم پرداخت:

• حافظه شما را بهبود می‌بخشد: تهیه این لیست، مانند یک قرص ضد فراموشی عمل می‌کند. از آنجایی که ذهن انسان نمی‌تواند در آن واحد به چند چیز فکر کند، تهیه فهرست کارهای روزانه، با اولویت‌های مشخص، ذهن شما را برای چندبعدی شدن تمرین می‌دهد. همچنین احتمال فراموش کردن کارهای مهم نیز به صفر می‌رسد.
• بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد: با در دست داشتن لیست کارهای روزانه، وقت شما صرف کارهایی که به توجه فوری شما نیاز ندارند، نمی‌شود. ازین رو می‌توانید زمان را برای بالابردن راندمان کاری خود بکار گیرید.
• در شما انگیزه ایجاد می‌کند: با انجام دادن لیست کارهای روزانه، بعنوان یک ابزار انگیزشی، اهداف‌تان همیشه در دیدرس شما قرار دارند. می‌توانید به چشم‌انداز کوتاه مدت و بلند مدت خود دسترسی پیدا کنید و برای آنها برنامه‌ای بنویسید. هرچه بیشتر به اهداف کوتاه مدت خود دست‌یابید، اعتماد بنفس شما برای ادامه مسیر، افزایش پیدا خواهد کرد.

نکات کلیدی برای داشتن یک لیستِ مفید و کاربردی

همانظور که قبلا نیز به آن اشاره شد، نمی‌توان از نقش پر رنگِ موارد نوشته شده در لیست کارهای روزانه چشم‌پوشی کرد. مهم‌تر از آن چگونگی نوشتن و اولویت دادن به آنها می‌باشد. برای رسیدن به لیستِ روزانه چهار اصل را باید در نظر گرفت که بشرح زیر آمده است:

نقشه‌های خود را به ابعاد کوچک‌تر تبدیل کنید

منظور از نقشه‌ها، همان اهدافی است که شما در آینده نزدیک باید به آنها برسید. ذهن ما بیش از آنچه که تصور کنید، درگیر کارهای عقب افتاده و ناقص می‌شود. این پدیده که به اثر زی‌گارنیک معروف است، به این موضوع اشاره دارد که افراد، رغبت بیشتری برای فکر کردن به کارهای عقب افتاده‌ی خود نشان می‌دهند که می‌تواند از پیشرفت آنها جلوگیری کند.

ازین‌رو با تهیه لیست کارهای روزانه، قابلیت تقسیم کردن کارها به ابعاد کوچکتر را بدست می‌آورید. لازم نیست برای قبولی در امتحان، تنها به یک هفته پایانی خود بسنده کنید. می‌توانید با پخش کردنِ زمان مطالعه‌ی خود در طول یک ماه، از فشاری که در طول هفت روز پایانی به خود می‌آورید کم کنید. لیست کارهای روزانه شما با فرد دیگری، شبیه نیست. لزا از لیست‌های آماده موجود در اینترنت هرگز استفاده نکنید.

در اولویت‌دهی بی‌رحم باشید

این اصل برای افرادی که وقت خود را صرف کارهای بیهوده می‌کنند بسیار مفید خواهد بود. در این اصل باید با شناختی که از خود بدست آوردید و هدفی که دنبال می‌کنید، کارهای روزانه را به ترتیب مهم بودن، اولویت دهید.

اولویت‌های یک رئیس بانک با جراح مغز و حتی یک دانشجو باهم فرق دارند. ازین‌رو بایستی ابتدا هدف‌تان را مشخص و طبق آن لیست کارهای روزانه خود را بنویسید. پس از انجام این کار، می‌توانید سه اولویت آخر خود را (که ارزش زیادی در برنامه روزانه شما ندارند) حذف کنید. با این کار، زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری‌تر پیدا خواهید کرد. خط زدن سه اولویت آخر، جسارت خاصی را طلب می‌کند. این کار را برای رسیدن به هدف غایی خود انجام دهید.

چشم‌انداز خود را دریابید

شرکت‌های معتبر جهانی برای سهولت و بازدهی بیشتر کارکنان خود دست به تهیه لیست کارهای روزانه و یا حتی ماهانه کرده‌اند، چرا شما شروع نکنید. برای این منظور، بایستی با توجه به اهدافی که در سر دارید، کارهای روز آتی خود را با توجه به مطالب گفته شده یادداشت کنید. می‌توانید حتی به صورت هفتگی، در آخر هفته‌ها این کار را انجام دهید.

لازمه‌ی این کار، شناخت دقیق شما از چشم‌اندازتان است. هر شب، ساعتی را برای برنامه‌های روز آتی خود درنظر بیگرید و با توجه به اولویت‌ها، آنها را به صورت لیست کارهای روزانه درآورید.

واقع‌بین باشید

خوب است بدانید قهرمانان زندگی ما نیز، نمی‌توانند برای همیشه طبق فهرستِ خود پیش بروند. ما باید با توجه به مشغله کاری، لیست کارهای روزانه خود را تهیه کنیم. نمی‌توان چندین کار پر زحمت را در برنامه روزانه گنجاند. برای مثال اگر خرید کردن شما، به صورت روزانه چندین ساعت طول می‌کشد، آن را به یک کار 15 دقیقه‌ای تبدیل نکنید. اگر از انجام دادن کارهایی در طول انرژی میگیرید، آنها را حذف و یا محدود نکنید.

با این کار، هرگاه که به لیست کارهای خود نگاه کنید، احساس تنفر خواهید داشت و شما را از ادامه این مسیر دلسرد خواهد کرد. لیست کارهای روزانه (to-do list) خود را با توجه به مهارت‌های ذهنی و فیزیکی خود گسترش دهید. لازم نیست تمامیِ مواردی را که دوستتان در لیست خود آورده، شما هم بیاورید. فهرست کارهای روزانه شما باید نمایانگر سطح انرژی و وقت شما باشد.

ابزارهای مفید برای ایجاد لیست کارهای روزانه

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که این گونه لیست‌‎ها باید دارا باشند، زیبایی بصری است. یک لیست بی‌روح نمی‌تواند شما را برای ادامه انجام کارها مجاب کند. به این منظور، می‌توانید از ابزارک‌های متنوعی که در بازار موجود است استفاده کنید.

برای مثال، اپلیکیشن taskulu با فضایی دوستانه و ویژگی‌های خوب می‌تواند برای شما گزینه‌ی خوبی باشد. در این اپلیکیشن می‌توانید ساعت و مدت زمان هر یک از کارهای روزانه خود را درج کنید، برای هر یک از آنها زنگ (alarm) ایجاد کنید و در پایان کار نیز می‌توانید احساس خود را از انجام دادن آن، درج نمایید.

با نوشتن احساسات خود از انجام دادن کاری (مانند غذا دادن به کبوترها)، حس و حال خوبی در شما ایجاد می‌شود که می‌تواند شما را برای ادامه دادن به نوشتن و تکمیل نمودن فهرست کارهای رزوانه بکشاند.

سخن پایانی

وقت مانند طلا، محدود و با ارزش است. ازین رو هرچه بهتر است برای خود لیست کارهای روزانه ای تهیه کنید و کارهای مهم را در اولویت قرار دهید. در هر لحظه و در هرجایی که هستید، این‌کار می‌تواند در روند رو به جلوی شما کمک شایانی کند. اگر متوجه کارهای غیر ضروری در لیست خود شده‌اید آنها را حذف کنید. اگر شخصی وقت گرانبهای شما را می‌گیرد آن را از دایره‌ دوستی حذف کنید. این وقت شماست که ارزش بسیار بالایی دارد. یکی از راه‌های صرفه‌جویی در وقت، خرید کردن از فروشگاه‌ فامیلی است که می‌تواند تمامی نیازهای شما را در کمترین زمان برطرف کند.