نکاتی در خصوص مدیریت زمان برای سودمند واقع شدن

ملاقات های طولانی، حجم زیادی از تماس تلفنی، آماده شدن برای یک نهار کاری با رئیس، نوشتن دو گزارش کار، نزدیک بودن جلسه با مدیر ارشد، بالا گرفتن کشمکش میان دو کارمند رقیب و فرا رسیدن زمانه تعیین بودجه سال آتی. آیا این شبیه به یکی از روزهای کاری شما است؟

رسیدگی به تمام این امور با این حقیقت که یک روز تنها ۲۴ ساعت است دشوار به نظر می رسد . بهترین کار این است که بیشترین بهره را از آن ببریم . اطراف ما پر از تجهیزات ذخیره زمان، کامپیوتر های پر سرعت و خطوط تولید پرسرعت در محیط کار، ماکروویو های پخت و پز سریع و غذاهای آماده می باشد. هرچند، زمان کافی برای انجام تمامی کار ها چالش بزرگی است. از این رو مدیریت زمان تلاشی برای کنترل و تخصیص منابع زمانی محدود محسوب می شود. اهمیت مدیریت زمان در محیط کار با شیوه آشفته زندگی مدیریتی مدرن تاکید شده است. این موضوع تا حدی توضیح می دهد که چرا بسیاری از افراد از استرس رنج می برند و از نبود زمان کافی شکایت دارند.

تعیین کنید که زمانتان صرف چه چیزی می شود؟

شما نمی توانید مصارف آتی را کنترل و یا برنامه ریزی کنید حداقل تا زمانی که عادات مصارف فعلیتان را درک کنید. استدلال مشابهی در خصوص عادت های صرف زمانتان وجود دارد. اگر تصویر درستی از چگونگی صرف زمانتان داشته باشید، می توانید متوجه شوید که در کجا آن را هدر می دهید.

از جدول ثبت وقایع استفاده کنید

ابتدا، تهیه یک جدول ثبت وقایع کتبی لازم است. مطمئن شوید که تمام وقایع حتی پیش پا افتاده ترین آن ها مانند انتظار برای روشن شدن کامپیوتر را نیز ثبت کنید. هر واقعه را تحت دسته های مشخص مانند ایمیل، کاغذ بازی، و هر جا که ممکن است طبقه بندی کنید و اولویت هایی را نیز برای هر کدام مشخص کنید . سپس جدول را چک کنید تا الگوهای مصرف زمان را بشناسید و متوجه شوید که کجا بیشتر روزتان صرف یا هدر می شود.

برای ایجاد تغییر برنامه ریزی کنید

پس از شناخت الگوهای مصرف بد زمانی، زمان پیدا کردن علت می رسد. با پرسش سوالات شخصی مانند این که ” چرا زمانی زیادی رو صرف ملاقات‌های کم ارزش می کنم؟” و دادن جواب های صادقانه به آن ها شروع کنید. این سبک از پرسش شما را با علت های هدر رفتن زمان آشنا می کند.

بهترین راه رفع مشکل، توسعه عادت های مطلوب بیشتر است. جدول ثبت وقایعتان را آنالیز کنید. اگر استفاده از ایمیل و اینترنت دلایل مدیریت ضعیف زمانتان است، به مدت یک هفته کمتر از آن ها استفاده کنید. قطعا بوسیله به کارگیری یک رفتار موثر و جدید تغییر اتفاق می افتد.

تعیین هدفی موثر

اهداف به عنوان یک حوزه عمل می کنند و به شما نشان می دهند که باید زمانتان را روی چه چیزهایی متمرکز کنید. زمانیکه اهدافتان شناخته می شوند، متوجه خواهید شد که انجام چه کارهایی در طول روز در طول هفته و یا در طول ماه از اهمیت بالایی برخوردارند .

تعیین هدف ، مشخص کننده ی نتایجی است که باید به آن ها دست یابید. اگر مدیریت یک شرکت یا یک تیم را برعهده دارید، باید اهدافی را به صورت متوالی تعیین کنید، که ابتدا با اهداف شرکت و سپس با اهداف تیم و درنهایت اهداف هر یک از کارمندان شروع می شود. به منظور بهره برداری از استراتژی های مدیریت زمان موثر، باید اهداف به وضوح یادداشت شوند و به خوبی به هر فرد منتقل گردند. این اهداف باید دارای چارچوب زمانی و قابل اندازه گیری باشند و به سازمان ارزش دهند و همچنین مطابق استراتژی سازمانی، چالش برانگیز و در عین حال دست یافتنی باشند.

اهدافتان را طبقه بندی کنید

اهداف به لحاظ چارچوب زمانی و اهمیت، متفاوت هستند. برخی از آنها کوتاه مدت هستند و برخی دیگر طی ماه ها و سال ها تلاش به دست می آیند. بر حسب اهمیت نیز، سه نوع هدف وجود دارد:

اهداف حیاتی برای دستیابی به موفقیت ضروری هستند، از این رو باید به انجام برسند. برای مثال، تکمیل به موقع و مطابق بودجه یک پروژه دو ساله .

اهداف توامند سازی، یک شرایط کاری مطلوب را ایجاد می کنند و یا از فرصت های کاری برای تامین نیازهای بلند مدت که همان اهداف حیاتی است، بهره می برند. به عنوان مثال، وسعت فضای فیزیکی کار ممکن است حیاتی نباشد اما به کارمندان کمک خواهد کرد تا موثرتر عمل کنند.

اهداف ایده آل با ایجاد اصلاحاتی سبب بهبود کسب و کارتان می شوند، و معمولا وقایع را سریع تر، آسان تر و خوشایندتر می کنند، برای مثال خوشایندتر شدن منوی غذا خوری.

یک امر ضروری در مقابل یک وضعیت دشوار مهم

به طور ذاتی، چیزی که ضروری باشد، توجه و عملکرد فوری را می طلبد. اما هر هدف حیاتی ضروری نیست، و هر امر ضروری نیز برای رسیدن به موفقیت ضرورت ندارد.

دو لیست تهیه کنید، یکی شامل امور ضروری هفته جاری و دیگری شامل اهداف حیاتی و توانمند سازی، سپس هر دو را باهم مقایسه کنید. خواهید دید که بیشتر مسائل ضروری در لیستتان به شما در راستای رسیدن به اهداف حیاتی و توانمندسازی کمک نمی کنند. برای مدیریت زمان بهتر، باید میان آنچه که ضروریست و آنچه که واقعا ضروریست تمایز قائل شوید .

اهداف مدیریت زمان

چهار گام برای تعیین هدف به منظور مدیریت زمان بهتر وجود دارد:

اهداف را مرور کنید و هر کدام را به امور قابل کنترل ریز کنید. برای تمام امور یک لیست تهیه کنید و به هر کدام اولویت های A ، B ، و C را اختصاص دهید. اولویت ها باید اهمیت هدف را که هر امری از آن پشتیبانی می کند، منعکس کنند، حرف A نشانگر اهداف حیاتی، حرف B نشانگر اهداف توامند سازی و ایده آل و حرف C نشانگر امور ضروری و غیرضروری با ارزش و اهمیت ناچیز است.

امور را با ترتیب درستی بچینید. برخی از امور از سلسله مراتب خاصی برخوردارند. برای مثال، برای نوشتن یک گزارش، ابتدا نیاز به جمع آوری داده می باشد.

برای امور اولویت‌های A و B ، زمان مورد نیاز برای انجام هر کار و محدودیت زمانی آن را ، ارزیابی کنید . همچنین می توانید از یک تکنیک مدیریت زمان به اسم جعبه زمانی استفاده کنید . این تکنیک برنامه شما را به دوره های زمانی جداگانه با محدودیت زمانی برای تحقق امور تقسیم می کند .برای مثال یک ساعت برای آماده کردن گزارش .

برای اهداف بزرگی که افراد بیشتری را درگیر می کند ، می توانید یک ساختار تفکیک کاری WBS را به کار گیرید . این ساختار یک روال برنامه ریزی مدیریت زمان است که اهداف بزرگ و امور پیچیده را به اهداف و امور کوچکتر تفکیک می کند . به محض اینکه یک لیست از امور کوچکتر در اختیار شما قرار گرفت، برای هر کدام از آن ها یک ارزیابی زمانی آماده کنید. این ارزیابی های زمانی می توانند برای ساخت هدف یا برنامه ی پروژه به کار گرفته شوند، که این امر شما را مجاب به انجام امور طی دوره زمانی مشخص شده می کند.

چطور امور را برنامه ریزی کنید

ابزارهای مدیریت زمان متعددی برای آماده سازی برنامه وجود دارد ، مانند لیست کارهایی که باید انجام شود، تقویم های ملاقات، برنامه ریز های روزانه و هفتگی، و سخت افزار و نرم افزارهای برنامه ریزی. بسیاری از سازمان ها نیز از نرم افزارهای برنامه ریزی مانند Microsoft outlook برای سازمان دهی ملاقات ها استفاده می کنند.

به کار گیری لیست کارهایی که باید انجام شود

این لیست یکی از ساده ترین و رایجترین ابزارهای مدیریت زمان می باشد که به تفکیک امور به وقایع مشخص در یک روز معین کمک می کند. برای مثال، زمانیکه بر اساس برنامه ریز روزتان باید بین ساعت سه و چهار تماس های تلفنی انجام شود، لیست شما باید افرادی که نیاز است با آن ها تماس گرفته شود را تعیین کند.

در حین گردآوری لیستتان، در خصوص اموری که توانایی انجامشان را دارید واقع بین باشید. در ابتدا، نیمی از کارهایی که فکر می کنید توانایی انجامشان را دارید به لیست اضافه کنید. و اموری که از اهمیت و اولویت کمتری برخوردار هستند را از لیست حذف کنید.

در آخر، روی هر کاری که به انجام رسیده است خط بکشید. این عمل به شما حس واقعی رضایت را می دهد. در انتهای روز مروری بر لیستتان داشته باشید و چک کنید که گزینه هایی که از اولویت بالایی برخوردار هستند ناتمام باقی نمانده باشند. اگر این اتفاق افتاده است، دلیلی برای آن پیدا کنید و آنها را مجدداً برنامه ریزی کنید.

لیستتان را یا در انتهای روز برای روز بعدی یا در صبح همان روز تهیه کنید. این عمل به نوبه خودش به شما برای توسعه عادت مدیریت زمان کمک می کند. هرچند، این کار برای مدیران ارشد اجرایی سودمند نخواهد بود چرا که وظایف آن ها کمتر ساختاریافته است و آنها هر روز با مسائل و فرصت های غیر منتظره ای روبه رو هستند. چیزی که آنها نیاز دارند یک متد مدیریت زمان منعطف است، که باید شامل وقت آزاد بیشتر و تنها امور حیاتی و محدودیت های زمانی باشد.

چگونه یک برنامه بسازید

برای شروع ، همیشه امور الویت A را در برنامه وارد کنید، سپس امور اولویت‌ B را با زمان باقی مانده تطبیق بدهید. به یاد داشته باشید که روزهای شما دارای دوره های انرژی بالا و پایین هستند. اگر بعد از ظهرها از انرژی کمی برخوردار هستید، امور مهم را در صبح انجام دهید و روتین مشخصی برای کارها تعیین کنید مانند ارسال ایمیل بعد از نهار.

در اینجا نکاتی برای تکمیل برنامه تان آمده است :

تنها برای قسمتی از روز برنامه ریزی کنید. زمانی را برای فرصت ها، و امور غیرمنتظره و فقط قدم زدن باز بزارید. ابتدا برای اموری که دارای بالاترین اولویت هستند برنامه ریزی کنید.

از ملاقات های پشت سرهم خودداری کنید . چرا که شما نیاز دارید تا اطلاعات حاصل از هر جلسه را پردازش کنید و به طور مناسب عمل کنید .

اموری مانند ایمیل زدن، کاغذ بازی و تلفن زدن را یکی کنید. برای مثال، تمام این امور را بین ساعت نه تا نه و نیم صبح انجام دهید. این امر موجب کاهش کل زمان مورد نیاز برای انجام آنها می شود.

همانطور که هفته در جریان است، امور ناقص را به زمان های باز آینده انتقال دهید و یا اموری که از اولویت پایینی برخوردارند را حذف کنید.

پس از تهیه برنامه تان، آن را در معرض دید قرار دهید، مانند یک تقویم رومیزی یا دیواری یا یک تقویم کامپیوتری که همیشه در دسترس هستند. با استفاده از یک سازنده برنامه، پیشروی تان را در طول روز چک کنید و به صورت دوره ای ، تاثیر گذاری تکنیک مدیریت زمانتان را بررسی کنید.

هدر دهنده های زمان : چه چیزی زمان شما را هدر می دهد ؟

مدیریت زمان در محیط کار بوسیله عواملی همچون بحران های غیر منتظره یا مثلاً مریضی ناگهانی یک همکار، بی نتیجه می ماند. این عوامل ممکن است خارج کنترل شما باشند، هرچند، بسیاری از مشکلات مدیریت زمان از رفتار هر فرد و عادات تلف کردن زمان ناشی می شود.

طفره

طفره رفتن عادتی است که انجام کاری را به تاخیر می اندازد. همه ما به نحوی از انجام کارها طفره می رویم. نتیجه آن، به تعویق افتادن اموری است که از اولویت بالایی برخوردارند یا بدتر هرگز انجام نمی شوند و سبب می گردد تا طفره روها خود را مقصر بدانند.

به طور کلی سه دلیل برای طفره رفتن وجود دارد:

امور ناخوشایند و خسته کننده

ساندرا می دونه که باید با هلن درباره عادت همیشگیش که با تاخیر در محل کار حاضر میشه، رو به روشه، اما اون هیچ تلاشی برای حل کردن مشکل نکرده. در چنین موردی، طفره رفتن ساندرا برای جلوگیری از یک امر ناخوشایند از ضمیر ناخودآگاه او نشات میگیرد. چنین اجتنابی از امور خسته کننده نیز اتفاق می افتد. در ادامه توصیه هایی برای بهبود این شکل از طفره آمده است:

اموری که برای شما ناخوشایند هستند ممکن است برای شخص دیگری ناخوشایند نباشند، بنابراین آن کار را به شخص دیگری محول کنید.

اگر نمی توانید آن را به شخص دیگری محول کنید، با ذهن باز به آن موقعیت نگاه کنید و بپذیرد که به دلیل ناخوشایند بودن آن کار از آن طفره می‌روید. به آسایش خاطری که پس از حل آن کار ناخوشایند به آن می رسید، فکر کنید.

امور ناخوشایند را به گونه ای برنامه ریزی کنید تا غیر قابل برگشت باشند. در مثال بالا، ساندرا می تواند به هلن ایمیل زده و قرار ملاقات بگذارد.

ترس از شکست

همه ما به طور طبیعی از اموری که ممکن است با شکست مواجه گردند، اجتناب می کنیم. در بیشتر موارد بهترین راه برای کنترل کردن ترس، مواجه مستقیم با آن است. اگر از این موضوع که برای انجام موفق یک کار از آموزش کافی برخوردار نیستید، واهمه دارید، از کسی کمک بگیرید. اگر ترس شما از عدم اعتماد به نفستان نشات میگیرد، با برنامه ریزی هر آنچه که برای انجام موفقیت آمیز کار، مورد نیاز است، آن را بهبود ببخشید.

نمی دانید که از کجا باید شروع کنید

فقدان نظم و ترتیب در برخی از مشاغل به طفره روی دامن می دهد. از هر جایی وارد شوید. بعد از ورود به بازی، احتمالا یک راه سودمند برای کاهش هر میلی برای طفره رفتن پیدا خواهید کرد.

آن شغل را به مولفه هایش و امور ضروری برای به انجام رسیدنشان تفکیک کنید. و آنها را با یک ترتیب منطقی بچینید.

غلبه کردن

برخی از افراد با زیاد از حد پرکردن برنامه شان، اشتباه می کنند. برای مثال، داوطلب شدن برای کمک به یک همکار برای توسعه طرح پیشنهادی اش به طور مشابه، در اشتیاقشان برای کمک، برخی از مدیران خودشان را قربانی نمایندگی معکوس می دانند و به افراد تحت امر خود اجازه می دهند تا مشکلات را به آن ها محول کنند. این فراتر از حد خود پا گذاشتن، می تواند تمام جهات زندگی شما را تحت تاثیر قرار دهد. شما می توانید با پیشنهاداتی که در ادامه آمده است از آن جلوگیری کنید:

اگر یک کار در حیطه ی وظایف شما و یا عضو اهداف شما نیست، برای انجام آن داوطلب نشوید.

از به عهده گرفتن آن کار خودداری کنید، چرا که باعث می شود دیگر افراد از وظایف خود شانه خالی کنند.

قانون هشتاد بیست را به خاطر داشته باشید: بیست درصد کارها، هشتاد درصد نتایج مهم را به همراه دارند، بنابراین بر روی آن بیست درصد که از اهمیت بالایی برخوردار است تمرکز کنید.

نه گفتن به همکارانتان و رئیستان را یاد بگیرید. نه گفتن بسیار راحت تر است و اهمیت آن زمانی آشکار می گردد که با پی آمد بله گفتن مواجه می شوید.

سفر غیر ضروری

سفر کردن اغلب یکی از مولفه های ضروری یک کسب و کار محسوب می شود. از آنجایی که سفر کردن زمان زیادی را صرف می کند، از آن بهترین بهره را ببرید. در اینجا نکاتی آمده است :

کاغذ بازی ها را در ترمینال ها یا داخل تاکسی ها انجام دهید.

اگر برای یک قرار کاری سفر می کنید ، به طور کامل آماده باشید . این امر به تضمین اثربخشی ملاقات شما و تقویت ارزش سفرتان کمک می کند.

پرواز چیزی را فراهم می آورد که هر شخصی به آن نیاز دارد : وقت آزاد. از این زمان برای رهایی از آشفتگی فکری فراوان استفاده کنید.

از روزهای سفرتان بیشترین بهره را ببرید. برای مثال، اگر یک قرار کاری برای صبح دارید برای بقیه روز هم قرار های بیشتری را برنامه ریزی کنید.

حواس‌پرتی

محیط های کاری پر از چیزهایی هستند که موجب حواس پرتی می شوند. برای مثال ایمیل ها، مکالمات در حین نوشیدن قهوه و البته اینترنت. حواس پرتی ، حقیقتا ، کار سودمند شما را ضایع نمی کند ، آن ها در واقع مانع شما می شوند .

راه های متعددی برای اجتناب از حواس پرتی وجود دارد. برای مثال ، سیستم پست صوتی تان را ایجاب کنید تا در مواقعی که سرتان شلوغ است، تماس ها را دریافت کند ، اعلان ایمیلتان را خاموش کنید ، روزنامه ها را از روی میزتان جمع کنید یا علامتی روی در دفترتان بچسبانید که نشان دهد سرتان شلوغ است . سعی کنید از یک راه حل یا یک جدول مدیریت زمان استفاده کنید .

روی یک کاغذ تعدادی ستون رسم کنید و هر چیزی که موجب هدر رفتن زمانتان می شود را لیست کنید، علت آن ها را شناسایی کنید، و راه حل رسیدگی به هر کدام از آن ها را یادداشت کنید. سپس در ستونی دیگر، بنویسید که راه حل های شما چگونه تحت طبقه بندی هایی که در ادامه آمده است جواب می دهد: موثر نیست، موثر است، خیلی موثر است. در واقع این تمرین مدیریت زمان، شما را نسبت به عواملی که زمانتان را به هدر می دهد، آگاه می کند .

رئیس وقت گیر

بسیاری از رئیسان ندانسته چیزهای دست و پاگیر و زمان بری را برای زیر دستان خود بوجود می آورند. این موضوع زمانی اتفاق می افتد که اهداف واضحی وجود نداشته باشد، دستورات مبهم باشد، و افراد درگیر ملاقات های غیر ضروری باشند. مواردی که در ادامه آمده است نکاتی در خصوص مدیریت زمان در چنین مواردی است:

اهداف مبهم

اگر رئیس شما نمی تواند به وضوح در خصوص جزئیات هدف صحبت کند، باید ابتکار عمل از خود نشان دهید. از او درخواست کنید تا یک قرار ملاقات با شما تنظیم کند تا در خصوص جزئیات هدف صحبت کنید، این درخواست باید مطابق با استراتژی شرکت باشد. مطمئن شوید که برای این کار تشویق خواهید شد نه تنبیه. به محض اینکه هر دوی شما موافق بودید، اهداف را بنویسید و با رئیس تان ملاقات کنید و در خصوص ترقی بحث کنید.

هدایت ناکافی

مدیران ارشد گاها در خصوص یک هدف بدون اشاره به جزئیات آن صحبت می کنند. که این امر برای جلوگیری از مدیریت میکرو می باشد. به کارمندان گفته می شود که نتیجه چطور خواهد شد و مسئولیت هایی در همین راستا به آن ها محول می گردد، بنابراین به آن ها این فرصت داده می شود تا راه حل های خود را بیافرینند. در عوض مدیران هم می توانند بر روی ایجاد منابع، آموزش و انگیزشی که افراد برای رسیدن به نتایج مطلوب نیاز دارند، تمرکز کنند.

این رویکرد نتایج، یک استراتژی خوب مدیریت زمان برای رئیس ها به شمار می آید. جان یانگ به عنوان مدیر عامل شرکت هیولت پکارد این رویکرد را به کار برد. هر چند سال یک بار راجع به یک هدف صحبت می کرد و پیدا کردن راهی برای دستیابی به آن را به عهده کارمندانش می‌گذاشت. یک سال، برای مثال، از کارمندانش خواست که نقایص تولید را تا نود درصد در طی دو سال کاهش دهند. کارمندان نیز بدون نیاز به مدیریت میکرو این هدف او را با موفقیت به انجام رساندند.

اگر رئیس شما عادت به ارائه راهنمایی ندارد، در اینجا یک پیشنهاد برای شما داریم: یک برنامه مقدماتی، برای شیوه انجام کارتان طراحی کنید. سپس برنامه تان را با رئیس تان به اشتراک گذاشته و از او نظر بخواهید. توصیه ها و انتقادات رییستان را ثبت کنید، و سرانجام از او بخواهید تا برنامه شما را بپذیرد. اگر اغلب اوقات این کار را انجام دهید، رئیس شما متوجه خواهد شد که با دادن دستورالعمل هایی مشخص در زمان صرفه جویی خواهد کرد.

جلسات بیهوده

اسکات ادمز، سازنده سریال کارتونی ” دیلبرت “، ثروت بسیاری با تعبیر داستان های ملاقات از جهنم که توسط کارمندان دفتری برای او ارسال شده بود، بدست آورد. در اینجا داستان یک مدیرعامل شرکت طراحی را داریم: آخرین رئیسی که داشتم همه ما را ملزم به حضور در جلسات کاری می‌دونست و در اونجا ایمیل های دپارتمان رو باز می‌کرد و از روی هر نامه با صدای بلند می خوند، و بعد از ما می پرسید که برای پاسخ به هر کدام از اون نامه ها چی فکر می کنیم. معمولا این جلسات تمام صبح طول می کشید.

شاید بدترین نوع جلسات زمان بر، آن جلساتی باشد که از قبل نتایج مطلوب توسط رئیس تعیین شده اند و صرفا برای تحمیل دستورات او برگزار می شوند. بعضی ها آن را “همکاری نادرست “می خوانند.

رئیس مانع

” من رئیسی دارم که می خواد همه چیز طبق میل اون انجام شه و مدام شکایت می کنه. مشکل اینکه اون زمانی برای پاسخ به موقع نداره. ” در اینجا چند روش برای کنار زدن مانع آورده شده است:

به کار خانه رسیدگی کنید. خساراتی را که توسط مانع بوجود آمده است شناسایی کنید.

با رئیس تان ملاقات کرده و در خصوص یافته های خود و پیدا کردن راه حلی برای آن ها با او بحث کنید.

راه حل های مناسبی پیدا کنید، برای مثال، اموری را شناسایی کنید که بدون گذراندن مانع پیش می روند، یا رئیس تان را ترغیب به محول کردن اختیار تصویب به شما یا به شخص دیگری برای امور کم اهمیت تر، کنید.

انتقال مشکل در اینجا مسئله مهمی است. ممکن است رئیس شما به محض اینکه نسبت به مشکل آگاهی یابد، برای برطرف کردن آن اقدام کند.

نقش شما در ایجاد مشکل

آیا بیش از حد، مداخله رئیستان را خواستار می شوید، آن هم وقتی توانایی انجام آن کار را بدون کمک او، دارید؟ آیا مشکلات را بر دوش رئیس خود می اندازید؟ اگر این طور است، شما زمان آن شخص را به هدر می دهید. ببینید که شما چطور یک منبع تلف کردن زمان به حساب می‌آیید.

یک روش دیگر برای جلوگیری از تلف شدن زمان، درک و به کارگیری سبک کاری رئیس تان است. برخی از مدیران اصرار بر دریافت اطلاعات زیاد با جزئیات، از زیردستانشان دارند، در حالیکه برخی دیگر داده های کمی را مورد نیاز می‌دانند. با درک چگونگی پردازش اطلاعات، اداره جلسات و تصمیم گیری رئیس تان، می‌توانید به صرف جویی در زمان برای هر دویتان کمک کنید.

مدیریت زمان برای مدیران

از آنجایی که سرانجام مدیریت زمان یک مسئولیت شخصی است، به عنوان یک مدیر، تنها مسئله موثر مدیریت زمان برای شما مهم نیست، بلکه برای اعضای تیمتان هم مهم است. راه های بسیاری برای کمک به خودتان و تیم تان برای مدیریت بهتر زمان وجود دارد. که در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره کرده ایم:

چیزی را که قابل محول کردن است، محول کنید

محول کردن موثر کارها، باعث کاهش فشار کار و استرس می شود. محول کردن یکسری از کارها به افرادی که توانایی انجام آن ها را دارند، به شما زمان بیشتری برای تمرکز روی اموری که نیازمند مهارت های بی نظیر شما است می‌دهد.

ابتدا اموری که قابل محول شدن هستند را تعیین کنید. سپس شخصی را در نظر بگیرید که توانایی مورد نیاز برای انجام آن کار را داشته باشد. سپس با شخص مورد نظر، طی یک ملاقات حضوری انتظارات خود را به طور واضح درمیان بگذارید تا متوجه اهمیت آن شود. همچنین بر روی روند کار نظارت داشته باشید. زمانی که کار به اتمام رسید، از آن به عنوان فرصت هایی برای یادگیری، چه برای خودتان و چه برای زیردستانتان استفاده کنید.

محول کردن امور یکی از موثرترین ابزار مدیریت زمان که در دسترس همگان است، محسوب می شود.

سفر کردن را کاهش دهید

به جای سفر می‌توانید از کنفرانس ویدیویی یا کنفرانس وب که به طرز وسیعی توانایی ما را در انجام امور بدون نیاز به سفر افزایش می دهند، استفاده کنید. بسیاری از کارفرمایان بزرگ مانند دل و ارنست و یانگ از این ابزارها برای آموزش آنلاین استفاده می‌کنند. در میان دیگر مزایای آن، آموزش آنلاین به صورت بیست و چهار ساعته در دسترس است.

هرچند، تکنولوژی نمی تواند جای ارتباطات رو در رو و حضوری را بگیرد. و یک جایگزین کامل برای سفر محسوب نمی‌شود و باید به طور صحیح از آن استفاده گردد.

تعادل میان زندگی و کار را تسهیل کنید

استوارد فیریدمن، پری کریستنسن و جسیکا دگروت در خصوص حفظ تعادل میان کار و زندگی، سه عامل که می‌تواند به مدیران برای عبور از این مانع کمک کند را پیشنهاد کرده اند:

مطمئن شوید که هر شخص با اولویت های بیزینس و به همان اندازه با اولویت های شخصی خودش، آشنا است. سپس کارها و برنامه ها طوری تربیت داده می‌شوند که رضایت هر دو طرف را در بر داشته باشد.

کارمندان را به عنوان افرادی بشناسید و حمایت کنید که نقش مهمی در زندگی شخصی شان دارند.

مدیران باهوش گاها با ایجاد تغییراتی در فرآیندهای کار، سبب اثر بخشی بیشتر آن می شوند. تعادل میان زندگی و کار ، فرصت هایی را برای امتحان این فرایند ها با هدف بهبودشان فراهم آورده است.

در ادامه به نکاتی در خصوص اقداماتی که مدیران برای دستیابی کارمندانشان به تعادلی رضایت بخش هم در زندگی شخصی و هم در کار انجام می‌دهند، اشاره می‌کنیم:

دور کاری

دور کاری، به معنی کار کردن کارمندان در هر جایی به غیر از ادارات معمولشان است. همچنین اینترنت و ارتباطات از راه دور آن را آسان کرده اند. افرادی که به صورت دور کاری فعالیت می‌کنند به مزایای آن از جمله، هزینه های کمتر، سودمندی بیشتر کارمندان، رضایت مندی بیشتر کار و کنترل کمتر بر روی کارمندان اشاره می‌کنند. بعلاوه، به آن ها برای ایجاد تعادل بهتر میان زندگی شخصی و کار کمک می‌کند.

دور کاری نیاز به نظارت مدیران و سوپروایزر ها دارد، چرا که اگر نظارت آنها نباشد از کجا معلوم است که کارمندان وقتشان را برای کار کردن صرف می‌کنند یا تماشای برنامه های تلویزیونی. اما از آن جایی که این امر امکان پذیر نیست، بسیاری از متخصصان بر این باورند که مدیران با مشخص کردن اهدافی واضح و تمرکز بر روی نتیجه آن، می‌توانند کارمندان را ملزم به کار کردن کنند‌.

حتی با وجود داشتن وقت اضافه، کارمندان مجبور به انجام کارهای خانه می‌شوند چرا که اکثر اعضای خانواده درک درستی از دورکاری ندارند و آن را هم تراز با یک کار واقعی نمی‌بینند. در اینجا راه حل هایی برای کارمندان دور کار آمده است:

ساعات معمول کارتان را در خانه حفظ کنید و اعضای خانواده را ملزم به احترام گذاشتن به کارتان کنید.

کمی منعطف باشید. به فرض مثال می‌توانید در زمان استراحتتان یکی از کارهای خانه را انجام دهید.

یک تلفن جداگانه برای کارتان داشته باشید.

یک اتاق جداگانه برای کارتان داشته باشید.

برنامه های کاری منعطف

برنامه ریزی انعطاف پذیر فرصت هایی را برای رسیدگی به کار و همچنین رسیدگی به نیازهای خانواده بوجود می آورد. در اینجا نمونه هایی از برنامه انعطاف پذیر آمده است:

برنامه های کاهش زمانی. کارمندی که از ساعت ده تا شش کار می‌کند می‌تواند صبح ها بچه ها را به مدرسه ببرد.

برنامه های فشرده برای کار کردن در آخر هفته، یک تکنسین کامپیوتر، چهل ساعت از دوشنبه تا پنج شنبه را کار می‌کند و جمعه ها را برای تمرین آزاد می‌گذارد.

مزایای صرفه جویی در زمان

برخی از شرکت ها دارای مزایایی هستند که به کارمندان برای رسیدگی به کارهای شخصی آنها کمک می‌کنند. این مزایا شامل:

وجود مهد کودک در محل کار برای کارمندانی که بچه های کودکستانی دارند .

وجود درمانگاه در محل کار. برای مثال شرکت SAS یکی از شرکت هایی است که یک کلینیک کوچک در شرکت تاسیس کرده است .

وجود واحدهایی مانند اداره پست، رختشوی خانه و فروشگاه غذایی که توسط برخی از کارفرمایان فراهم گردیده اند.

مدیریت زمان را به یک عادت تبدیل کنید

بسیاری از شرکت ها با استفاده از سمینارها و آموزش آنلاین، مدیریت زمان را به کارمندان خود آموزش می‌دهند. این گونه آموزش ها به شرطی سودمند خواهند بود که به شکل دوره ای برگزار شوند در غیر این صورت تغییرات اندکی در رفتار کارمندان بوجود خواهد آمد. این موضوع در خصوص افرادی که کتاب ها و مقالات مربوط به مدیریت زمان را نیز می‌خوانند صدق می‌کند.

اگر اخیرا در یک سمینار مربوط به مدیریت زمان شرکت کرده اید، هر آنچه که آموخته اید را با همکاران خود مرور کنید و جوانب آن را مورد بحث قرار دهید، یک جدول ثبت وقایع داشته باشید، راجع به اهداف بحث کنید، برنامه را گسترش دهید، عوامل هدر دهنده زمان را شناسایی کنید و هر آنچه که آموخته اید را چه در محیط کار و چه در خانه به کار گیرید.

ارزیابی کارایی مدیریت زمانتان و بهبود آن آخرین کاری است که باید انجام دهید. اگر یک مدیر هستید به زیردستان خود کمک کنید تا بهترین استفاده را از زمانشان ببرند. با این کار شما هم به آنها و هم به خودتان به یک اندازه کمک خواهید کرد.

تعادلی میان زندگی و کار بوجود آورید

یک اقتصاد دان به نام جولییت اسکور با انتشار کتابی به نام آمریکایی های سخت کوش در سال ۱۹۹۰، نشان داد که هر سال ۹ ساعت به ساعت کاری آمریکایی ها اضافه می ‌گردد که حالا با وجود لپ تاپ و تلفن های همراه می‌توان به وضوح دید که ساعات بیشتری را صرف کار کردن می‌کنیم، خصوصا در کشورهای توسعه یافته. این بخش به شما پیشنهاداتی را برای اثر بخشی بیشتر زندگی شخصیتان با استفاده از مفهوم مدیریت زمان، می‌دهد.

اهداف شخصی

بزرگترین اهداف شخصی شما چه چیزهایی هستند؟ ممکن است پاسخ به این سوال دشوار باشد. برخلاف اهداف کاری، اهداف شخصی ابعاد بیشتری را در بر می‌گیرد و افراد دیگری هم درگیر هستند که باید اولویت ها و اهداف آنان نیز در نظر گرفته شود.

در ابتدا این سه مورد را انجام دهید:

اهداف شخصی تان را طبقه بندی کنید. به طور مختصر هر هدف را یادداشت کنید.

اهدافتان را تحت اهداف حیاتی ، توامند سازی و ایده آل اولویت بندی کنید و به طور مناسب برنامه ریزی کنید.

اقدامات مورد نیاز برای دستیابی به بالاترین اولویت ها را تعیین کنید.

بعد از طبقه بندی اهداف، برای آنها زمان مشخص کنید. پس از مروری بر جدولتان خواهید دید که زمان زیادی را صرف فعالیت های کم اهمیت می‌کنید و حتما فضایی را برای وقایع و فرصت های غیر منتظره اختصاص دهید.

پاکسازی زندگی شخصی

متوجه باشید یا نه، دارایی هایتان زمان شما را به هدر می‌دهند. برای ثانیه ای به آن حجم از زمانی که برای تمیز کردن منزل، ماشین و یا وسایل خانه تان صرف می‌کنید، فکر کنید. به همان اندازه نیز، ارتباطات شخصیتان زمان شما را به هدر می‌دهند. اما برخی از ما به این موضوع و تاثیری که بر روی زمانمان می‌گذارد اهمیت نمی‌دهیم مثلا به همسایه مان برای چیدن چمن های باغچه اش کمک می‌کنیم .

برای حفظ ارتباطات شخصی در راستای دسترسی زمانی، با هدف تعیین آن که کدام ارتباطات باید تقویت یابند، کدام یک باید کم رنگ شوند، و کدام یک باید قطع شوند، آنها را به شکل دوره ای بررسی کنید. پس از رهایی خود از ارتباطات ناخوشایند، وقت بیشتری برای ارتباطات سالم و رضایت بخش خواهید داشت.

انرژی خود را بسازید

برخی از افراد، خصوصا افراد مسن، زمان آزاد زیادی دارند اما به دلیل فقدان انرژی نمی‌توانند بسیاری از کارها را انجام دهند. بسیاری از افراد جوان‌تر نیز به دلیل مشکلات سلامتی مانند چاقی از انرژی کمی برخوردارند. هرچند این افراد می‌توانند با شرکت در یک دوره طولانی مدت ورزشی، به همراه یک رژیم سالم، انرژی خود را بالا ببرند.

تلف کننده های زمان در زندگی شخصیتان را حذف کنید

در این قسمت چند ایده برای حذف آنها آمده است:

بیشتر کارها را هم زمان انجام دهید. به فرض مثال اگر سه بار در هفته برای خرید به سوپرمارکت می‌روید با داشتن یک برنامه غذایی می‌توانید دوبار در هفته برای خرید بروید.

سفرها را با هم ادغام کنید. اگر جدول ثبت وقایع شما نشان می‌دهد که شما و یا دیگر اعضای خانوادتان جداگانه به سوپرمارکت، اداره پست، خشک شویی و … می‌روید، همه آن ها را باهم یکی کنید و یک شخص آنها را انجام دهد.

تماشای تلویزیون و استفاده از اینترنت که هر دو آنها می‌توانند اعتیاد آور باشند را کم کنید.

با استفاده از خرید آنلاین، در زمان خود صرفه جویی کنید.

اگر شیر آب نیاز به تعمیر دارد و یا اگر خانه باید نقاشی شود، شخصی که در این خصوص مهارت دارد را استخدام کنید و خودتان این کار را انجام ندهید.

نتیجه گیری

به طور کلی، این مقاله سعی بر فراهم آوردن پیشنهاداتی در خصوص مدیریت زمان بهتر و توسعه عادت های صرفه جویی زمان دارد. در نهایت مدیریت زمان یک مسئولیت شخصی محسوب می‌شود، اما شرکت ها و مدیران می‌توانند برای بهبود آن کمک کنند. شرکت هایی که کارمندانشان از مدیریت زمان و برنامه ریزی موثر استفاده می‌کنند نسبت به شرکت هایی که کارمندانش این موارد را از قلم می‌اندازند موفق ترند.